أصدر المهندس إبراهيم محلب رئيس مجلس الإدارة قراراً بتشكيل لجنة من العاملين بالشركة برئاسة الأستاذ هانى عبد الستار للقيام بتنظيم وإدارة وحفظ المستندات والوثائق واللوح وتطويرها وحمايتها من التلف إلى جانب التخلص من المستندات الغير هامة والتى تشكل عبء على الشركة وفروعها ، هذا ويجرى حالياً إنشاء دار للمحفوظات والتوثيق المركزى بمدينة بدر وفقاً للمواصفات العالمية بالإضافة إلى إعداد وحدات للمحفوظات بالفروع بما يتناسب مع حجم المحفوظات بها حيث يتم حفظ المستندات أو الوثائق أو اللوح لمدة ثلاث سنوات ثم يتم التخلص من المستندات عديمة الحاجة ونقل الأخرى إلى دار المحفوظات المركزى مما يساهم فى توفير مساحة للتخزين ووقت وجهد العاملين فى الحصول على هذه المستندات وحمايتها من الضياع والتلف ، ومن ضمن وظائف المشروع حصر جميع المستندات وتوحيدها وفهرستها بما يتماشى مع دورة العمل وإصدار دليل لها على مستوى الشركة وإعداد نظام موحد لإجراءات إعداد المستندات وإدخال النظم والإجراءات آلياً ويدوياً فى أعمال ووظائف حفظ أصول المستندات والوثائق واللوح بدار المحفوظات المركزى ووحدات الفروع وتدريب العاملين على هذا المجال وفى مرحلة تالية الاحتفاظ بنسخة احتياطية من المستندات بالحاسبات الآلية كمرجع عند اللزوم . هذا وقد تم الاستعانة بإحدى الجامعات كاستشاري للمشروع فى بعض الوظائف وأعمال المراجعة.